一封信卡在收件匣一小時，你一個字都還沒打。不是不會寫，是它「難寫」——要婉拒又不能翻臉、要催款又不能失禮、要回客訴又要顯得有擔當。
今天教你把這種信交給 AI 打草稿：你給重點與語氣，它把句子組好；你負責把關與定調。 你是機長，遣詞造句這種苦工，交給機組人員。
看完這篇，你會拿到
- 一組可直接複製的「寫信交辦單」，填空就能用
- 四種最難寫的信怎麼交辦（婉拒、催進度、回客訴、跨國客戶）
- 三個踩雷提醒，別讓 AI 的草稿變成你的災難
開始前：一句話設定
完整流程：四步
圖 1｜關鍵在第 1 步交辦講清楚、第 4 步你自己定調
第 1 步：給交辦單。 打開 ChatGPT／Claude，把「寫給誰、目的、要提的重點、語氣」一次講清楚（範本在下面）。
第 2 步：生草稿。 它會給你一封含主旨、稱謂、正文、結尾的完整 email。
把交辦單丟給 Claude，30 秒生出一封完整的婉拒信（還一次給你兩個版本挑）
第 3 步：調語氣、改長短。 覺得不對就用白話回它：「太生硬，加點溫度」「太長，砍一半」「語氣再堅定一點」。
一句「改得更溫暖、留餘地」，它就把整封信重寫成更有溫度的版本
第 4 步：自己潤過送出。 讀一遍、確認事實與人名數字、把最後那句「人味」加上——這封才算你的。
關鍵：寫信交辦單（可直接複製）
把這張表填一填送出，比你自己憑空寫快十倍：
· 對方的原信（如果是回信，把原文貼在這）：〔貼上收到的 email，沒有就跳過〕
· 收件人：〔客戶／主管／廠商，關係是＿＿〕
· 目的：〔要對方做什麼、或告知什麼〕
· 要提到的重點：〔2–3 件事〕
· 語氣：〔專業有禮／委婉／堅定／熱絡拉近／簡短直接，擇一〕
· 長度：簡潔，重點清楚
請用繁體中文，幫我想一個清楚的主旨（想挑就加一句「主旨給我三個版本」）。
不滿意就接著改，它記得上下文：「主旨再吸引人一點」「開頭別那麼客套」「幫我加一句下一步」。小提醒：免費版有用量上限，同一天一直改可能會暫時卡住、要等額度恢復——所以先把交辦單一次講清楚，能少來回幾輪。
四種最難寫的信，這樣交辦
圖 2｜把「情境＋你要的態度」講白，AI 就抓得到分寸
各類的「驗收重點」（AI 最容易寫壞的地方）：婉拒→別把話講死、留一句活口；催進度→新期限的日期 AI 常亂填，務必自己改；回客訴→別讓 AI 亂承諾賠償或時程（那是你的權責、不是它能決定的）；跨國客戶→英文寄出前確認沒有「中式英文」的怪句。
三個提醒（先幫你踩煞車）
圖 3｜AI 給草稿，但「這封代表你」——最後把關的是你
尤其第一點：AI 可能把日期、金額、對方職稱寫錯或「自己補」。凡是有事實的地方，送出前自己對一次——一封信寄錯數字，比慢十分鐘嚴重得多。同理，AI 寫了「詳見附件」你就要真的夾上；草稿末尾也記得換成你自己的署名與公司簽名檔（它有時會在 Dear 後面亂填名字）。
阿峰老師的觀點
很多人怕「用 AI 寫信＝沒誠意」。剛好相反——把組句子、湊客套話的時間省下來，你才有力氣想「這封信真正要達成什麼、對方會怎麼想」。那份判斷與同理，才是誠意，也才是 AI 給不了的。
記住：AI 不會取代你，會用 AI 的人才會取代你。把「怎麼寫」交給 AI，你專心想「要說什麼、為什麼」——收信的人感受得到差別。
你是機長，AI 是機組人員。遣詞造句是機組人員的事，你負責決定這封信的分寸與目的。
關於作者
黃敬峰（AI峰哥／阿峰老師），企業 AI 實戰培訓專家，服務客戶包含國泰人壽、工研院、士林電機、中嘉寬頻、電通、城邦媒體等。聯絡方式：ai@autolab.cloud