⏱️ 一句話流程：把會議錄音（或逐字稿）丟給 AI，加一句「幫我整理成會議記錄，列出決議、待辦、負責人、期限」——5 分鐘就有一份結構化記錄，你只要校對。
一場會開完，最怕的不是會議本身，是散會後那句：「那……誰來整理記錄？」——然後全場安靜。
就算真的有人接了，記錄常常拖到隔天才生出來，待辦散在每個人腦袋裡，過兩週大家都忘了誰要交什麼。
今天教你一條龍解法：會議錄音 → AI → 一份有決議、有待辦、有負責人的結構化記錄。 你是機長，會後整理這種苦工，交給機組人員。
看完這篇，你會拿到
一段可直接複製的「交辦單」，把逐字稿變成結構化記錄
三個避免踩雷的提醒（隱私、聽錯、誰拍板）
一個零工具就能做的追蹤方法，讓待辦不再石沉大海
完整流程：五個步驟
圖 1｜會議錄音變記錄，就這五步
第 1 步：錄音。 實體會議，最簡單就是拿手機在旁邊錄。線上會議（Google Meet、Teams、Zoom）如果公司開的是付費方案，多半內建錄影／逐字稿，開起來就好；用免費版的話通常沒這功能，一樣直接拿手機錄最快。 記得會前先告知大家「這場錄音做記錄用」。
第 2 步：轉逐字稿（把錄音變文字）。 保姆級路徑：打開 gemini.google.com → 點輸入框旁的「＋／迴紋針」上傳音檔（.m4a、.mp3 都行）→ 等它讀完。手機錄的檔案，用 AirDrop 或 LINE Keep 傳到電腦最快。
誠實提醒：Gemini 免費版單次大約只吃 10 分鐘音檔。開會動輒一兩小時，建議用付費版（Gemini Advanced），或把長錄音切段分批丟；不想付費，就改用會議工具內建的逐字稿。
第 3 步：一句交辦。 這是整個流程的靈魂。把逐字稿丟給 AI，配一張清楚的「交辦單」（下面直接給你）。
第 4 步：AI 產出結構化記錄。 AI 會把冗長逐字稿，收斂成有決議、有待辦、有負責人、有期限的記錄。
第 5 步：分發與追蹤。 把 AI 產出的待辦表複製、貼到 LINE 群組或 Email 給大家，最簡單有效；有用 Notion、Trello 的就貼進去。訣竅：貼的時候 @ 到每個負責人，下次開會前打開這張表逐項問進度，不用再翻記錄。
關鍵：交辦單怎麼寫（可直接複製）
提示詞就是交辦單，交代得越清楚、結果越好。把這整段（連同你的逐字稿）一起送出：
你是一位專業的會議記錄祕書。以下是一場會議的逐字稿，請幫我整理成一份結構清楚的會議記錄，包含：
1. 會議主題與日期
2. 三到五個「重點決議」（條列）
3. 一張「待辦清單」表格：每項標明【任務／負責人／期限】
4. 需要下次追蹤或懸而未決的事項
5. 逐字稿裡聽不清楚、人名或數字可能有誤的地方，用【？】標記出來提醒我校對
6. 待辦內容請貼近原文用字，不要自行加碼沒講到的任務
語氣專業精簡，用繁體中文。
——【把逐字稿貼在這一行以下】——
拿出來用的小訣竅：想貼到 Word／Google 文件，直接複製就好；想貼到 LINE 群組，AI 給的表格會亂掉，加一句「請改成純文字條列、不要用表格」再送一次即可。
圖 2｜有這四塊，記錄才「可以拿來追事情」，不是流水帳
差多少？手動 vs AI
圖 3｜省下的不只是時間，是「記錄不再拖、待辦不再漏」
三個提醒（先幫你踩煞車）
圖 4｜AI 幫你整理，但「對不對、算不算數」還是你決定
其中隱私這條最多人踩雷，給你可以直接判斷的三條線：
先問一句話：問公司 IT／資安「我們有沒有企業版的 Gemini／ChatGPT／Copilot」——有就用它，企業版的資料通常不會被拿去訓練。
沒有的話：用個人付費版，並到設定裡關掉「改善模型／訓練」選項；真正機密的段落（財報、個資、未公開案），先自己刪掉再上傳。
一條紅線：涉及客戶個資、營業秘密的會議，先確認公司的 AI 使用政策；沒有明確政策，就當作不能上傳。
阿峰老師的觀點
很多人以為 AI 的價值是「幫你開會」。不是。AI 真正幫你的，是把會後那段「機械性、重複、又一定要有人做」的整理工作吃掉。
你省下的那一小時，可以拿去做真正需要你的事——判斷、決策、跟人溝通。
記住：AI 不會取代你，會用 AI 的人才會取代你。會議記錄這種苦工，就是最好的起手式——今天開完會，就試一次。
你是機長，AI 是機組人員。整理記錄是機組人員的事，你負責決定接下來飛去哪。
團隊每天十幾場會，光靠一段提示詞不夠
這篇教的是「一場會」。但團隊真正的痛是——每天十幾場、跨部門、格式不統一、還要接進專案管理工具。那要的是一套 SOP 和導入設計，不是一段咒語。這正是我帶團隊在做的事。
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你是機長，AI 是你的機組人員。✈️
關於作者
黃敬峰（AI峰哥／阿峰老師），企業 AI 實戰培訓專家，服務客戶包含國泰人壽、南山人壽、工研院、士林電機、華碩、精誠資訊等。聯絡方式：ai@autolab.cloud
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