新人 FAQ 的價值，是讓同仁找得到正確流程與負責窗口。AI 沒有資料時，能清楚說「不知道」，和回答得快一樣重要。
「設備壞了找誰？」「這個表單在哪？」「文件裡兩個說法，哪個才有效？」新人常問的問題不一定很難，困難的是資訊分散與版本不一致。NotebookLM 可以協助整理來源，但公司仍要決定哪些文件有效、誰能看，以及誰負責更新。
本文使用自行設計的模擬資料，不含真實員工資訊，也不提供個別公司的勞動條件或法律判斷。Google 官方目前使用 Gemini Notebook 名稱，本文保留常見的 NotebookLM 搜尋名稱。
先限定第一版 FAQ 的範圍
第一版可從設備報修、教材位置、內部系統申請與行政窗口開始。先避開需要個別資格判斷、涉及員工個資，或文件尚未定案的問題。
不要把整個人資硬碟一次放進同一本筆記本。員工手冊、薪資名單、個案申訴紀錄與新人教材有不同的存取範圍，應先依公司規範整理。
準備三份短文件就能練習
以下都是模擬內容，可分別存成文字來源：
文件：設備支援指引
版本：2026-09-01
負責角色：資訊窗口
內容：遇到設備問題，先在內部報修表填寫資產編號與錯誤畫面。
不要在表單填密碼。無法進入表單時，聯繫資訊窗口。
文件：新人教材索引
版本：2026-09-01
負責角色：人資窗口
內容：新人教材由人資提供存取權；無法開啟時，先確認公司帳號。
教材依行政流程、資訊工具與部門工作分成三類。
文件：內部系統申請說明
版本：2026-09-01
負責角色：直屬主管與資訊窗口
內容：新人由直屬主管確認工作需要的系統，再由資訊窗口處理權限。
本文件沒有承諾申請完成時間。
每份文件有名稱、日期與負責角色，遇到矛盾才知道要找誰確認。正式使用時，應由公司指定文件的生效順序，不能讓 AI 自行認定日期最新的一份一定優先。
用問題測試來源，而不是先生成一百題
先問五題：設備問題怎麼回報、教材打不開怎麼辦、系統權限找誰、多久會處理完成，以及報修時要不要附密碼。
前面三題應能依文件整理；第四題應回答沒有提供完成時程；第五題應指出不要填密碼。這五題同時測試流程、來源與拒絕猜測的能力。
請只根據選取的來源建立新人 FAQ。
每題包含：問題、簡短答案、操作步驟、負責角色與來源引用。
來源沒寫的期限、金額或資格，請寫「文件未提供，請向負責窗口確認」。
若來源矛盾，列出文件與差異，不自行決定生效版本。
不要把建議做法寫成公司已採用的規定。
NotebookLM 以來源為基礎提供回答，但你仍需開啟引用核對，不能把有引用當成保證正確。官方筆記本與問答說明
人資審核時要看四件事
第一，答案是否真的由來源支持。第二，操作順序是否完整。第三，窗口是已確認的角色，而不是 AI 編出的姓名。第四，缺少資訊時是否明確留下確認路徑。
尤其「通常一天完成」「一般可以直接申請」這類句子，看似合理，卻可能是來源沒有的補寫。沒有書面依據就刪除，或改成請向窗口確認。
分享前確認資料與權限
先用公司核准的帳號與設定處理，再確認接收者能看見哪些來源和產出。不要因為只是 FAQ，就把整份筆記本設成公開。
若員工只需要閱讀經人資核准的答案，可以將 FAQ 整理到公司既有的內部文件。直接分享筆記本時，應檢查實際分享範圍。來源被更新或權限變動後，也要重新檢查回答與存取狀態。官方來源管理說明
建立一個更新責任表
FAQ編號,問題主題,來源文件,來源版本,負責角色,最後複核日期,下次檢查條件,狀態
FAQ-001,設備報修,設備支援指引,2026-09-01,資訊窗口,,流程變更時,待正式審核
空白的日期由實際審核者填入，不要讓 AI 假造已審核紀錄。流程改版時先更新來源，再重新產生受影響的 FAQ，最後由負責人確認。
阿峰的建議是從十個常見問題開始。十題都有正確來源與負責窗口，比一百題看起來完整、卻沒有人維護的答案更有用。
延伸閱讀：人資 AI 應用、用 NotebookLM 讀公司允許使用的文件。
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我是黃敬峰（AI峰哥／阿峰老師），專注企業 AI 實戰培訓。想讓同仁用自己的工作材料練習，可以在 企業 AI 培訓諮詢 說明部門、工作任務與期待成果。
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作者：黃敬峰（AI峰哥／阿峰老師）｜企業 AI 實戰培訓專家。
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